Hlášení pomocí tabulky excel
Příprava před
prvním hlášením:
Stáhněte si zde šablonu tabulky.
Uložte si ji a přejmenujte podle sigly vaší knihovny. Odeslaná hlášení si
ukládejte, protože základ tabulky “z” využijete pro doplnění údajů do RD v
průběhu digitalizace či pro doplnění URL při skončené digitalizaci.
Popis tabulky:
Základní
údaje k titulu = fialové sloupce se vyplňují pro všechny typy hlášení. Pro
nahlášení záměru (z) jsou dostačující. Při jednorázovém hlášení hotové
digitalizace (h) je k těmto údajům potřeba přidat URL na zdigitalizovaný
dokument na úrovni titulu (zelený sloupec první stránky).
Podrobné
údaje k rozpisu předloh = hnědé sloupce na druhé
stránce se vyplňují, pokud je potřeba pro potřeby workflow
evidovat samostatně jednotlivé
předlohy/exempláře (roky, svazky, díly). Jsou součástí tabulky pro
probíhající digitalizaci (p), kdy je např. potřeba mít číslo zakázky. Pokud
byla takto detailně nahlášena probíhající digitalizace, obdobně se nahlásí
i digitalizace hotová (h), je-li potřeba doplnit URL (na titul).
Podrobné údaje k hotové digitalizaci
jsou nepovinné v každém případě.
Zpracování
hlášení:
Šablonu tabulky uložte
pod jménem souboru doplněným o označení druhu hlášení (z/p/h) a datum
vytvoření tabulky či jiné upřesnění (např. aba001_z_110320.xls).
Dále vyplňte všechny potřebné údaje podle pokynů v komentářích u hlaviček
jednotlivých sloupců nebo využijte samostatnou podrobnější nápovědu.
Při opakovaném hlášení je
vhodné si uchovat původní tabulku a pouze ji pak rozšířit o další údaje a
poslat znovu. V jedné tabulce se nesmějí směšovat různé situace (záměr
x hotová digitalizace apod.) ! Soubor musí být
správně pojmenován podle konvence.
Pole, která jsou
povinná vždy, jsou označena hvězdičkou, ale pro konkrétní situace jsou
povinné i další údaje (čČNB, ISSN, URL na titul).
Komentáře k polím
najdete přímo v tabulce, podrobnější vysvětlivky v druhém listu tabulky
nebo dále v
nápovědě.
Při editaci
tabulky nepoužívejte ALT+ENTER uvnitř jednotlivých polí. Pokud do tabulky
vkládáte vyexportovaná data, důkladně zkontrolujte, zda jsou v patřičných
sloupcích!
Tabulku odešlete na
kontaktní adresu rdcz@nkp.cz. O jejím
zpracování budete vyrozuměni e-mailem.
Konvence pro
pojmenování souborů:
sigla_druhhlášení_datum/upřesnění.xls
Druh hlášení:
z=záměr digitalizovat
(plánovaná digitalizace, předběžná rezervace titulu):
vyplňují se pouze fialové sloupce
p=probíhající digitalizace, dokument
ve zpracování nebo připraven k digitalizaci (dodávají se údaje k
předlohám):
vyplňují se fialové a hnědé sloupce
pokud jsou údaje k jednotlivým předlohám (rokům/svazkům) potřeba pro
dodavatele, je třeba je rozepsat na samostatné řádky;
pokud nejsou podrobné údaje k předlohám potřeba, lze i periodikum
nahlásit „sumárně“ jedním řádkem
h=hotová digitalizace
(zdigitalizováno)
pokud nebyl předtím zaslán rozpis předloh, vyplňuje se pouze fialová část
tabulky + zelený sloupec pro URL na titul (pokud dokument není online
dostupný, uvádí se místo toho do poznámky CD, DVD apod.)
pokud má být URL doplněno do dříve zaslaného rozpisu (p), použije se dříve
zaslaná doplněná tabulka
(další nepovinné údaje není třeba vyplňovat, používají je pouze některé
knihovny)
Příklad:
aba007_z_110508.xls, abe045_p_visk2012
Podrobnější vysvětlivky
k vyplňování údajů
V dalším textu je
použito slovo „titul“ v tom smyslu, že u vícedílných publikací (bez
vlastních názvů částí!) nebo seriálů (periodik) zahrnuje všechny svazky souboru.
Odpovídá bibliografickému záznamu, zatímco „předloha“ odpovídá fyzickým
exemplářům, jednotlivým svazkům. U jednosvazkové monografie titul=předloha.
Údaje povinné vždy jsou
označené *.
Bibliografické údaje
k titulu
V tabulce jsou
označené fialově a musí je obsahovat (pokud jsou k dispozici) každá
tabulka. K titulu vztahuje také URL na titul (zelené) u hlášení hotové
digitalizace.
- Druh
dokumentu*
· Povinný
údaj. Používá se následující kódovník:
· BK=kniha
· SE=seriál,periodikum
· MP=
kartografický dokument,mapa
· MU=hudebnina
· RP=starý
tisk
· GP=grafika
- Číslo
ČNB (pole 015 Marc21, 020 Unimarc)
ČČNB mají mít přiděleno zveřejněné dokumenty vydané v ČR po r.1800; údaj je povinný pro VISK7 a pro seriály, ale
obecně je velmi žádoucí (a při masové digitalizaci je prakticky jedinou
ochranou před duplicitní digitalizací). Zjišťuje se v bázi ČNB a
prostřednictví SK ČR lze žádat o přidělení, pokud ho dokument nemá. Pokud
jde o zahraniční dokument, uvádí se zde „ZL“, u nepublikovaných dokumentů
„šedé literatury“ kód „GL“.
- Identifikátor
záznamu (pole 001)*
Povinný údaj. Spolu se siglou slouží k identifikaci
dokumentu v RD a dále k propojení na záznam v lokálním katalogu.
Když instituce nemá katalog, měla by dodat jiný jedinečný identifikátor,
pod nímž dokument kdekoli eviduje.
- Báze/Katalog
Pole vyplňují výhradně knihovny, které mají více
bází/katalogů. Identifikátor je v tomto případě funkční pouze ve
spojení s tímto údajem (URL na záznam v lokálním katalogu se liší
podle báze).
- Sysno
Systémové číslo záznamu v lokálním katalogu. Pole slouží
vnitřní potřebě instituce (pokud pod ním potřebuje vyhledávat), jinak není
potřeba vyplňovat.
- Autor
(pole 100a Marc21, 700ab Unimarc)
Povinný údaj, pokud dokument má autora. Uvádí se pouze první
autor pro bližší identifikaci dokumentu, v podobě Příjmení, Jméno.
Pokud se údaje pro tabulku přebírají z katalogu, není třeba
odstraňovat biografická data.
- Název
(pole 245 Marc21, 200 Unimarc)*
Povinný údaj. Žádoucí je též podnázev, a pokud jde o
vícesvazkový dokument s vlastními názvy částí (pro části/svazky jsou
samostatné záznamy), uvádí se též označení a název části. Při přebírání
z katalogu je třeba odstranit „údaje o odpovědnosti“.
- Rok(y) vydání (pole 260c Marc21, 210d Unimarc)*
Povinný údaj. U monografií se uvádí rok nebo rozmezí let
vydání, u seriálů rozmezí let, kdy titul vycházel (bez ohledu na to, zda
budou digitalizovány všechny roky). Nepatří sem tedy rok vydání konkrétního
svazku, v případě rozpisu předloh mají všechny předlohy jednoho titulu
tento údaj stejný. Při přebírání z katalogu není nezbytné odstraňovat
hranaté závorky.
- ISBN/ISMN
(pole 020/024 Marc21, 010/013 Unimarc)
Pouze pro knihy a hudebniny, údaj velmi žádoucí, pokud je.
Je-li ISBN více, uvádějí se za čárkou. U vícesvazkových děl nejprve
ISSN souboru, jinak v pořadí, jak následují na knize, včetně
zrušených. Pokud jde o svazek vícesvazkové monografie s vlastním názvem
(a vlastním záznamem), pak se uvádí ISBN svazku!
- ISSN
(pole 022 Marc21, 011 Unimarc)
Povinný údaj pro zahraniční seriály, kde není ČČNB;
povinné pro VISK7 r.2011, jinak údaj velmi
žádoucí. O přidělení ISSN se žádá u české národní agentury ISSN. Je-li ISSN
více (vč. zrušených a neplatných), další se uvádějí za čárkou.
- Sigla
vlastníka* (pole 910)
Sigla instituce (dle báze ADR), povinný údaj. Jde o siglu
instituce, která digitalizuje a která má záznam digitalizovaného dokumentu
ve svém katalogu. (Nemusí být vždy vlastníkem předlohy, např. určitého
ročníku periodika, který si pro digitalizaci zapůjčila.)
- Variantní
název
Je velmi užitečné uvést název, pod kterým by mohl být dokument
též nalezen. Zejména u seriálů, kde docházelo v průběhu vydávání
k menším změnám názvu nebo výměnám název-souběžný název apod.,
které nevedly k vytvoření samostatných záznamů.
- Zdroj
financování
Povinné v případě VISK7 (zapisuje se „VISK7“), jinak údaj
žádoucí. V případě financování z vlastních prostředků možno uvést
„vlastní“.
- Poznámka
V hlášení záměru digitalizovat se zde uvádí rozmezí
roků/ročníků/dílů, které chce instituce digitalizovat, pokud nechce
digitalizovat všechno (zápisem např. „pouze 1901-20“). Knihovny VISK7 zde
uvedou „záměr RRRR“ s případnou bližší specifikací rozmezí. Lze
použít pro další informace pro uživatele, např. že dokument je pouze
na CD/DVD.
|
