Jak se stát aktivním uživatelem RD
Instituce, která chce být
aktivním uživatelem RD, musí být nejprve zaregistrována – tj. na kontaktní mail zaslat vyplněnou tabulku s potřebnými údaji. Po prostudování možností, jak zasílat
hlášení, se správcem registru dohodne způsob spolupráce.
Při zasílání záznamů by měly být splněny tyto podmínky:
Záznam tištěné předlohy (z)digitalizovaného dokumentu má identifikátor v lokálním katalogu,
který je jedinečný a neměnný (v MARC pole 001);
pokud katalog neexistuje, je možno použít jiný lokální identifikátor (pro
ochranu před duplicitními importy).
Je žádoucí, aby byl záznam v Souborném katalogu ČR.
Publikované dokumenty české provenience vydané po roce 1800 by
měly mít přiděleno číslo České
národní bibliografie (ČČNB). Pro seriály je povinné, pro ostatní
dokumenty žádoucí, protože je ochranou proti duplicitní digitalizaci. Číslo
ČNB je možné zjistit v bázi ČNB,
nebo je nutno o přidělení požádat (viz další informace
k ČČNB).
Pro seriály je žádoucí ISSN.
Povinné je v případě, že čČNB nelze přidělit.
Pokud titul ISSN nemá a je potřeba, je třeba požádat o přidělení Národní
agenturu ISSN.
Jak posílat data
Pro dodávání
dat nabízíme následující možnosti:
1. Importní dávka v MARCXML.
Způsob vhodný pro jednorázové i pravidelné importy, při jakémkoliv množství
dokumentů. Importní dávka může být vytvořena exportem z knihovního systému
a umístěna na ftp, nebo nabízena prostřednictvím
webové služby (pro knihovny se systémem Aleph, zatím v testování).
K vytvoření XML dávky pro menší počet záznamů je možno také využít službu SKC.
2. Tabulka excel.
Je vhodná pro jednorázové importy dat, při malém množství dokumentů, nebo
v případě, že je potřeba hlásit jednotlivé roky seriálu a export ze
systému neumožňuje přenášet údaje k jednotlivým svazkům.
3. Nabízení dat ke stažení pomocí OAI-MPH. Knihovna musí
mít OAI provider, který dokáže vytvořit požadovaný xml
formát, a vytvořit set, který bude obsahovat množinu digitalizovaných či k
digitalizaci nachystaných dokumentů. Pravidelné shrabování aktualizovaných
záznamů zajistí přidání/doplnění dat do RD.
Soubor zasílaných dat musí v případě 1
i 2 dodržovat předepsanou názvovou konvenci:
sigla_druhhlášení_datum/upřesnění.přípona (na
velikosti písmen nezáleží, může být i datum i další upřesnění oddělené
podtržítkem)
Kódy
označující druh hlášení:
z=záměr digitalizovat, plánovaná digitalizace, rezervace
titulu déle dopředu
p=probíhající digitalizace, dokument ve zpracování nebo
připraven k digitalizaci (dodávají se údaje k předlohám)
h=hotová digitalizace (zdigitalizováno)
Příklady: aba001_z_121001.xml,
abe045_p_visk2012.xls
Kontrola
výsledků importu
Po proběhnutí importu je odeslán informační mail na kontaktní adresu zasílající
instituce. Obsahuje v příloze údaje o celkovém počtu přijatých a
odmítnutých záznamů i o tom, zda některé záznamy nejsou potenciální
duplicitou (=nacházejí se ve stavu „revize“). Konkrétní výsledky lze pak
zkontrolovat z uživatelského rozhraní registru. Kde lze očekávat
zasílání větších dávek a opakovaně, tam by měl dostat pracovník zasílající
instituce i právo přístupu do administrátorského rozhraní (systém Relief),
aby mohl spravovat svoje data, např. vymazat záznam ve stavu revize,
opravit chybu apod. O přístupová práva je nutno požádat.
Duplicity
Pokud se v importu nacházejí duplicity
k záznamům zaslaným jinou knihovnou, musí zasílající instituce tento
problém vyřešit – záznamy
nemohou zůstat trvale ve stavu „k revizi“. Má-li
pracovník knihovny oprávnění editovat záznamy v prostředí relief, provede potřebnou změnu statusu sám; jinak
požádá e-mailem o provedení změny správce báze.
Možnosti:
·
Dokument digitalizovat
nebudeme, má být z registru vyřazen => status je třeba změnit na
„vyřazeno“
(posléze bude záznam automaticky smazán)
· Dokument
budeme přesto digitalizovat => status je třeba změnit dle
potřeby na „plánovanou digitalizaci“ nebo „ve zpracování“
V jakých situacích toto může nastat?
- nejde o skutečnou duplicitu, systém našel jen „podobný“ záznam
- dokument měla pouze předběžně rezervovaný jiná instituce, se kterou jsme
se dohodli, že nám ho přenechá
(v tomto případě by měla svůj záznam z registru vyřadit)
- dokument digitalizovala instituce, která digitalizuje nekvalitně nebo
není ochotna jednat o poskytnutí dat, na dokumentu nám mimořádně záleží
- digitalizace již byla zahájena a nedá se nic dělat
Poznámka: při hlášení hotové digitalizace kontrola na duplicitu
neprobíhá.
Odmítnuté záznamy
Záznamy mohou být odmítnuty, protože je program
vyhodnotil jako již jednou zaslané se stejným nebo vyšším statusem (záměr-zpracování-hotová digitalizace). Jde o shodu
sigly a dalších údajů (čárový kód, pole 001, příp. rok, svazek). Je třeba
prověřit, zda se záznam skutečně v RD nachází, zda nešlo např. o chybu
identifikátoru.
Doplňování URL
Ke dříve nahlášeným dokumentům je možno doplnit URL a změnit jejich stav na
dokončenou digitalizaci několika způsoby:
1. Opakovaným
zasláním souboru záznamů s URL ve stejné formě (tj. buď sumárně, nebo
s rozpisem svazků) jako předtím plánovanou či probíhající
digitalizaci, v tabulce nebo xml,
s patřičným pojmenováním
Pozor! Pokud má však záznam v RD již stav „dokončeno“ (URL bylo dodáno
později nebo se změnilo), musí být soubor poslán s označením _R0_ (=Rnula) - viz Opravný import.
2. Tabulkou či csv souborem obsahujícím následující údaje: pole 001 –
název – URL, která se zašle správci báze; ten zajistí doplnění URL a změnu
stavu (je vhodné zejména pro periodika)
3. Online
editací v administrátorském rozhraní reliefu
(přichází v úvahu u malého počtu titulů): pozor, je důležité nejen
doplnit URL, ale také vybrat stav Dokončeno
|
